Письмо-предложение составляется инициативно или же в качестве ответа на письмо-запрос. По своей сути данное деловое письмо выступает письменным предложением о сотрудничестве с указанием таких деталей договора, как перечень предлагаемых позиций, их количество, качественные характеристики, расценки, сроки формирования заказа, способы оплаты и доставки, а также другие условия поставки.
Такое письмо-предложение или по-другому оферта в некоторых случаях оформляется как проект договора, направленный другой стороне. В этом случае получатель может согласиться на представленный проект, внести свои корректировки или же отказаться принять указанные условия. Если предложение принимается, тогда заключается договор. В другом случае переписка продолжается до достижения договоренностей, устраивающих обе стороны.
Структура письма-предложения схожа с общепринятой структурой прочих деловых писем, и выглядит следующим образом:
- Наименование адресата;
- Регистрационный номер, число регистрации документа;
- Заголовок письма;
- Официальное обращение;
- Основной текст с указанием предлагаемых условий сделки. Если письмо является ответом на запрос, обязательно указывается ссылка на исходный документ;
- Описание товаров и услуг (типовые формулировки – «кол-во, не превышающее годовой лимит/не выходящее за рамки правил товарообмена/достаточное для удовлетворения…», «качество, в полной мере соответствующее требованиям/удовлетворяющее техническим условиям …», «товары обычного торгового качества» и пр.);
- Расценки и сроки формирования заказа/поставки (возможные языковые конструкции – «товар будет отгружен …», « продукция будет поставляться в полном соответствии с графиком …», «сроки поставки подлежат дополнительному обсуждению/согласованию», «стоимость услуг определена с учетом …», « цены приведены без учета НДС …», «условия платежей изложены в приложении…», «порядок оплаты товаров может быть следующий …» и т.д.);
- Сроки действия предложения (стандартные фразы – «настоящее предложение будет действительно до …», «предложение действует до момента/ сохраняет силу до …» и др.);
- Подпись;
- Отметка о том, кто является исполнителем документа.
При составлении письма-предложения необходима максимальная конкретика. Чем лучше вы опишите все условия сотрудничества, тем быстрее сможете придти к соглашению и избежать многочисленных уточнений со стороны потенциального партнера.
Образец документа: Письмо-предложение
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
