Как написать письмо-извещение?

Письмо-извещение относится к категории деловых писем. Цель составления такого письма – информирование организаций, их структурных подразделений, представителей и клиентов о каких-либо фактах или предстоящих публичных мероприятиях различного характера, например, совещании, сессии, конференции, заседании, выставке, презентации, тренинге и пр. Также выделяют письма-извещения, связанные с выполнением договорных обязательств, которые могут сообщать:

• Об отправке товара или поставке продукции/материалов и пр.;
• О готовности товаров к отгрузке;
• Об изменении условий договора, сроков поставки, расценок на продукцию и т.п.;
• О произведении оплаты, возмещении страховой суммы и др.

Типичное письмо-извещение рассылается сразу большому числу лиц, список которых утверждается руководством компании. Но адресат может быть и один.

Составляет письмо-извещение уполномоченный работник организации, пописывает письмо руководитель или работник, исполняющий его обязанности. Если мероприятие организуется при поддержке нескольких организаций, в конце ставятся подписи всех руководителей.

На данный момент нет какой-либо обязательной формы для данного типа документов, поэтому подобное письмо оформляется на фирменном бланке организации либо обычном листе А4.

Письмо-извещение имеет стандартную структуру:

• Наименование компании и ее справочные данные;
• Заголовок письма (если бланк А4);
• Основной текст, где используются такие фразы, как «Ставим в известность …», «Уважаемый …, сообщаем Вам, что …»;
• Подпись;
• Отметка исполнителя.

Поскольку такое письмо обычно рассылается по списку, то реквизит Адресат может оформляться в обобщенной форме либо вовсе не выполняться.

Письмо-извещение может дополняться приложениями с картой или анкетой участника, сведениями об официальной программе и прочими материалами.

Образец документа: Письмо-извещение

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.