Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Как написать письмо-ответ?

письмо-ответПисьмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).

Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:

  • Оперативность ответа.

В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.

  • Правильное оформление.

Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).

  • Точность формулировок.

Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ. Однако не стоит забывать и о грамотности изложения. Если вдруг в инициативном документе содержатся грамматические и пунктуационные ошибки, переносить их в текст ответа не следует.

Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.

Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:

  • содержание запроса (можно выразить благодарность за обращение в вашу компанию);
  • причины отказа предоставления данных или удовлетворения другой просьбы;
  • констатация отклонения предложения либо отказа.

При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».

Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).

Образец документа: Письмо-ответ

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

 


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.