Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Как написать письмо-поздравление?

письмо-поздравлениеПисьма-поздравления относятся к некоммерческой деловой переписке и составляются для поздравления организации-партнера, клиента или другого человека по поводу государственного, корпоративного или же личного праздника, а также какого-либо достижения.

Особенности составления и оформления писем-поздравлений

На сегодняшний день четких регламентов составления таких писем не существует. Они пишутся в свободной форме. Несмотря на общепринятый деловой тон, приветствуется нестандартный подход к составлению подобных поздравлений. Они могут быть персональными и массовыми. В персональном письме-поздравлении указываются личные данные получателя и используются такие формулировки, как «Дорогая Мария Александровна!» или «Уважаемый Иван Петрович!». Подписывается письмо лично руководителем организации. При массовой рассылке обычно используется факсимиле.

Письма-поздравления оформляются на открытках, цветной бумаге или фирменных бланках. Нередко для этого специально заказываются плотные конверты с тематическими орнаментами и рисунками или же открытки с фирменной символикой, которые одновременно будут выступать имиджевой рекламой. Такая практика чаще всего наблюдается в крупных компаниях и корпорациях.

Структура поздравительных писем схожа со структурой любого другого делового письма:

  • Официальное обращение;
  • Торжественное событие, по поводу которого пишется письмо;
  • Поздравительные слова;
  • Пожелания;
  • Наименование отправителя;
  • Подпись;
  • Дата.

Поздравительные письма в некоторых случаях имеют регистрационный номер. Однако так как они не нуждаются в ответе, чаще всего не регистрируются.

Письма-поздравления составляются в прозаической, либо стихотворной форме. Если речь о поздравлении в прозе, желательно, чтобы текст не был сухой, а содержал теплые, искренние слова. Это будет особенно приятно для адресата, он поймет, что это не формальность и не простая отписка.

Поскольку письма-поздравления относятся к деловой переписке, допускается упоминание достижений компании или ее руководства, даже если это, к примеру, новогоднее/рождественское поздравление.

Что касается обращения, если письмо адресуется одному человеку, «Вы» пишется с заглавной буквы. Если поздравление адресовано целому коллективу – с маленькой буквы, то есть «вы».

Текст письма может писаться как от первого лица, если руководитель желает лично кого-то поздравить, так и от множественного числа, если под отправителем подразумевается вся компания. Но подписывается поздравление всегда одним человеком.

Универсальной формулировкой считается выражение «Уважаемые коллеги», для самых почетных персон, заслуженных научных деятелей и людей, занимающих высокие должности, допускается использовать более экспрессивные формулировки, например, «Многоуважаемый …» или «Глубокоуважаемый …».

В конце письма обычно используются стандартные фразы: «С глубоким уважением …», «С наилучшими пожеланиями …» и пр.

Особенности оформления поздравительных писем для зарубежных партнеров

При отправке поздравления зарубежным коллегам стоит обращать внимание на оформление. Как правило, используется следующая структура письма:

  • Сведения об отправителе;
  • Регистрационный номер (можно опустить, так как документ не требует исполнения);
  • Дата;
  • Адрес получателя;
  • Имя адресата (если указан адрес компании, но поздравление адресовано конкретному человеку);
  • Приветствие;
  • Основное содержание;
  • Формула вежливости, используемая в конце;
  • ФИО, занимаемая должность автора;
  • Если имеются приложения, ссылки на них.

Не стоит забывать, что католическое Рождество не совпадает с православным и отмечается 25-го декабря. Еще один важный момент – написание даты. Дело в том, что при использовании цифрового варианта может быть путаница, так как по европейской традиции дата начинается с числа, а по американской – с месяца. Так, 10.11.2014 в Америке поймут как 11-ое октября, а в Европе – как 10-ое ноября. Поэтому лучше словами писать название месяца. При этом, дата указывается в правой верхней части документа, а не в левой, как приятно в нашей стране.

При написании адреса по зарубежной традиции сначала пишется номер дома, затем – улица/бульвар/проспект, город, штат и только потом – страна.

В классическом варианте письма для иностранных партнеров и коллег пишутся черным цветом, печатными буквами.

И еще один нюанс: после вступительного обращения необходимо ставить запятую по американской версии и двоеточие по британской (европейской) традиции, а не восклицательный знак, типичный для русского языка.

Надо отметить, что письма-поздравления являются неотъемлемой составляющей деловой жизни. Не поздравлять коллег, важных клиентов и партнеров с праздниками считается плохим тоном. Способы отправления поздравительных открыток и писем могут быть разные – обычная почта, курьер, факс и пр.

Образец документа: Письмо-поздравление

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.