Письмо-просьба относится к распространенной форме деловой переписки. Подобные документы могут составляться по разным причинам: в случае необходимости согласования каких-либо действий юридического/физического лица, получения определенных данных и сведений, продукции или ее образцов, с целью побуждения к какому-то действию и пр. Адресатом письма-просьбы может являться конкретный человек либо целая организация. Согласно правилам делового этикета, на письмо-просьбу принято отвечать.
Структура письма-просьбы
По своей композиции письмо-просьба почти не отличается от других стандартных писем делового характера. Чаще всего оно состоит из 2-х смысловых частей.
Первый важный блок – это обращение и вводная часть. При этом не стоит недооценивать значимость персонализации, даже если вы обращаетесь к незнакомому вам лицу. Если есть возможность обратиться лично, указав ФИО адресата, воспользуйтесь этим. Это увеличит шансы, что письмо будет прочитано. Что касается непосредственно сути вводной части, в ней должны быть указаны причины и мотивы, по которым вы решили составить данное письмо, а также его основная цель.
Как правило, используются типовые выражения:
- «По причине задержки/ неполучения»;
- «Принимая во внимание долговременное взаимодействие/ характер нашего сотрудничества»;
- «На основании результатов проведенных переговоров»;
- «Во избежание возникновения спорной ситуации» и пр.
Также следует сослаться на основание вашего обращения, которым может выступать письменная и устная договоренность, официальные законодательные документы и др. Здесь употребимы такие фразы, как «В соответствии с постановлением правительства», «Согласно достигнутой нами договоренности», «На основании договора/ протокола/ телефонного разговора», « В связи с обращением» и пр.
Второй блок письма должен содержать саму просьбу, ради которой составляется документ. Важно, чтобы в тексте присутствовали слова, производные от глагола «просить». Это не только одно из требований делового этикета, но и умелый психологический ход, так как доказано, что на просьбу человек откликается скорее, нежели чем на категоричное требование. Однако можно использовать и другие слова и выражения, имеющие схожий смысл. Пример: «Искренне надеемся, что руководство вашей компании сочтет возможным проанализировать наши предложения в ближайшее время». Обращаться можно от 1-го и 3-го лица, как в единственном, так и во множественном числе.
В некоторых случаях просьба может быть многоаспектной, тогда структура второй части письма подразумевает деление на несколько абзацев, согласно их содержанию, и выглядит приблизительно таким образом (формулировки могут быть разными):
- Прошу;
- Одновременно с этим прошу;
- Также прошу и пр.
Просьба о предоставлении информации
Нередко подобные письма составляют с целью получения какой-либо информации. В таком случае в тексте документа используются такие выражения, как «Обращаемся с просьбой о направлении по нашему адресу», «Просим срочно сообщить/ выслать/ проинформировать/ доложить/ отправить …», «Просим согласия на/ содействия вашего руководства/ вашей компании в получении…» и т.д.
Не забывайте, что к написанию письма-просьбы необходимо подходить со всей серьезностью, так как это в ваших интересах. Если вы грамотно составите данный документ, у вас будет больше шансов получить положительный ответ и разрешить сложившуюся ситуацию.
Образец документа: Письмо-просьба
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
