Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Как написать письмо-запрос?

письмо-запросПисьмо-запрос – это документ, содержащий официальное обращение одного лица к другому. Оно может быть составлено как от лица конкретного человека, так и от лица компании. Данный вид делового письма во многих случаях направляется в органы государственной власти с целью получения определенных документов, информации и т.п. Нередко с письма-запроса начинается сотрудничество нескольких организаций. Если речь идет о торговых компаниях, то письмо-запрос может посылаться, чтобы уточнить:

  • информацию о товаре;
  • наличие товара на складе;
  • сроки поставки;
  • цены, в том числе по скидке или акции;
  • условия оплаты;
  • условия покупки: способы доставки, обязательность страхования и пр.

Что должно быть указано в письме-запросе

Прежде всего, в данном деловом письме нужно максимально полно объяснить суть имеющегося вопроса, чтобы адресат смог дать подробный ответ. Также необходимо предоставить информацию о заявителе и сделать ссылки на те нормативные акты, согласно которым вы имеете право на получение той или иной информации.

Письмо-запрос оформляется на бланке компании (если оно направляется организацией) и содержит такие стандартные блоки, как:

  • наименование, адрес и прочие данные получателя;
  • наименование, адрес и прочие данные отправителя;
  • наименования документа;
  • основная часть – запрос;
  • подпись с расшифровкой;
  • дата подписания.

Особенности написания письма-запроса

Желательно, как можно полнее объяснить причины и мотивы обращения. Для этого обычно используются общепринятые обороты: «С целью согласования спорных моментов…», «В связи с …», «Ввиду несоответствия …», «Из-за срыва сроков поставки…» и пр.

В основной части документа уместно будет использовать следующие выражения: «Просим предоставить информацию о …», «Прошу сообщить …», «Будем признательны, если Вы…», «Просим погасить долг …» и т.д.

В заключении указываются источники, благодаря которым вы узнали о компании, продукции, услугах и пр. Если это письмо-запрос о товаре, то допускается выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.

В случае если ответ вам необходим в конкретные сроки, можно использовать такие формулировки, как «Настоятельно просим дать ответ в течение …» либо «Прошу ответить на письмо как можно скорее».

Очень часто грамотно составленное письмо-запрос становится началом плодотворного взаимодействия.

Образец документа: Письмо-запрос

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.