Протокол заседания – это официальный документ, фиксирующий основные рассматриваемые вопросы и принятые решения. Документ может быть подготовлен в ходе встреч директоров, руководителей муниципальных органов, методических советов, коллегиальных заседаний, комиссий.
Протокол составляется секретарем заседания на основании тех записей, которые были им сделаны в ходе заседания, строго соблюдая хронологическую последовательность.
Основные положения правильного составления протокола
Корректное написание протокола, как и любого другого документа, требует соблюдения ряда правил:
- Протокол оформляется на общем бланке.
- При подготовке протокола, зарегистрируйте всех участников заседания. Это поможет вам более точно и полно отразить всю информацию в документе. Для удобства список часто формируется в алфавитном порядке.
- Существует два типа протоколов: краткие и полные. При отсутствии распоряжений со стороны руководителей, тип протокола может быть выбран самостоятельно.
- Краткий протокол подразумевает фиксацию фамилий выступающих и тем их докладов, тогда как полный протокол требует записи всех выступлений, с тезисными характеристиками к каждому.
- На усмотрение составителя протокола может быть выбран один из способов фиксации информации: стенограмма, краткая запись от руки, диктофонная запись.
Структура протокола заседания
Протокол характеризуется четкой структурой, которую необходимо соблюдать:
- Наименование организации.
Полное наименование коллегиального органа должно быть расположено в начале страницы и выровнено по центру.
- Наименование документа.
Наименованием документа является слово «ПРОТОКОЛ», напечатанное прописными буквами по центру строки.
- Номер документа.
Нумерация протоколов ведется в течение одного года или на протяжении деятельности временного коллегиального органа.
- Дата заседания.
Дата указывается на следующей после наименования строке. Если заседание продолжалось в течение нескольких дней, то в документе отмечается начало и конец заседания. Допускается как цифровой, так и словесно-цифровой способ записи (например: 25 мая 2014г. или 25.05.2014).
- Место проведения.
В центре нижеследующей строки указывается город, в котором состоялось заседание.
- Вводная часть.
Вводная часть протокола носит ознакомительный характер и знакомит с председателем заседания, секретарем, присутствующими и приглашенными лицами, а так же с повесткой дня.
- Основная часть.
Основная часть протокола ведется на основании записей, сделанных секретарем в ходе заседания и отражает последовательность затронутых вопросов. Она включает в себя столько же пунктов, сколько указано в повестке дня.
- Подписи.
Документальную силу протокол приобретает с подписями секретаря и председателя заседания, которые располагаются под текстом документа. Протокол сначала подписывает председатель, а потом секретарь. Если встреча проходила в кругу лиц одной организации, то протокол составляется в одном экземпляре. Если заседание было организовано между представителями разных предприятий, то протокол оформляется для каждой из сторон.
Образец документа: Протокол заседания
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
