Актами называют документы, оформленные согласно установленным правилам и имеющие правовое значение. Данный вид информационно-справочной документации применяется в самых разных сферах деятельности. Как правило, акты подтверждают определенные события, действия, факты.
Существует перечень общих требований, которым необходимо следовать при составлении данного документа:
- Акт оформляется на общем бланке организации. Если существует унифицированная форма акта, используется именно она;
- Заголовок может содержать предлог о «Акт о …», либо не иметь такового «Акт сдачи-приемки …»;
- Указывается дата составления акта. В случае, когда перед непосредственным составлением данного документа требовалось проведение каких-либо дополнительных работ, этот период должен быть также указан;
- Текст акта должен начинаться с основания составления, в качестве которого могут выступать ссылки на приказы, договоры и прочие нормативные документы;
- Основной текст акта должен содержать более или менее подробное изложение фактов, по причине которых он составляется. Акт может иметь выводы, заключения, предложения;
- Что касается формы изложения, предпочтительнее разбивать текст на небольшие блоки или пункты. Форма изложения – лаконичная;
- Обычно акт составляется в количестве, соответствующем числу заинтересованных лиц/сторон. Если есть необходимость в указании мест нахождения актов, эта информация следует за основным текстом;
- Если к документу имеются приложения, соответствующая отметка делается после указания местонахождения всех экземпляров;
- Акт должен быть составлен и заверен (подписан) несколькими лицами;
- С актом необходимо ознакомить всех, чьи интересы затрагивает данный документ. Поэтому после подписей должна стоять строчка «С актом ознакомлены ….», далее указываются все необходимые фамилии, напротив которых должны подписаться заинтересованные лица;
- Отдельные виды актов требуют грифа утверждения руководителя, который ставится в правом верхнем углу документа, а также наличия печати.
Таким образом, если кратко перечислить, акт должен содержать следующую информацию:
- Указание вышестоящей организации;
- Наименование организации, в которой непосредственно составляется документ;
- Название документа;
- Место составления;
- Заголовок;
- Основной текст;
- Если есть приложение, отметка о его наличии;
- Подпись;
- Дата составления документа;
- Регистрационный индекс;
- Отметка о контроле и об ознакомлении с документом.
Образец документа: Акт
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
