Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Образец документа: Регламент работы коммерческой службы



Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи и Изменение базового прайса. Подобные бизнес-процессы могут использоваться в сертифицирующих или страховых организациях.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «__________»
_____________________
«___»_________2018 г.

Регламент работы
коммерческой службы

Содержание
1. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ПРОДАЖИ»
1.1. Участники процесса
1.2. Схема процесса
1.3. Этапы процесса
1.3.1 Привлечение клиента
1.3.2 Открытие сделки
1.3.3 Подготовка договора
1.3.4 Отправка договора клиенту. Контроль подписания договора.
1.3.5 Запуск заказа
1.3.6 Оплата
1.3.7 Выпуск основных документов
1.3.8 Отправка основных документов клиенту
1.3.9 Закрытие сделки
2. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ИЗМЕНЕНИЕ БАЗОВОГО ПРАЙСА»
2.1. Участники процесса
2.2. Схема процесса
2.3. Состав изменений
2.4. Этапы процесса
2.4.1 Утверждение изменений
2.4.2 Уведомление об изменениях
2.4.3 Контроль

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Термины Определения
Код клиента Комбинация цифр, которая позволяет идентифицировать клиента
Клиент Лицо, пользующееся услугами компании
Прайс Справочник цен на услуги
Штрафные санкции Наказание за нарушение внутренних регламентов компании

1. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ПРОДАЖИ»

1.1. Участники процесса
Участниками процесса являются:

  • Менеджер по продажам
  • Руководитель коммерческого отдела
  • Специалист коммерческого отдела
  • Сотрудники финансового департамента

В ходе процесса его участники взаимодействуют со следующими подразделениями Компании:
IT-отдел
Финансовый департамент
1.2. Схема процесса

1.3. Этапы процесса
1.3.1 Привлечение клиента
1) Встреча с клиентом. Согласование предварительного прайса с клиентом.
Менеджер по продажам находит потенциального клиента. В процессе встречи озвучивает стоимость работ в соответствии с базовым прайсом и способ оплаты (постоплата/предоплата). Менеджер по продажам согласовывает предварительный прайс с клиентом и заполняет анкету клиента по результатам встречи.
2) Передача анкеты клиента и предварительного прайса руководителю коммерческого отдела.
В случае готовности потенциального клиента к заключению договора, менеджер по продажам передает анкету клиента и предварительный прайс на согласование руководителю коммерческого отдела.
1.3.2 Открытие сделки
1) Согласование прайса
Руководитель коммерческого отдела проверяет прайс на предмет прибыльности сделки. Если руководитель коммерческого отдела не утверждает прайс, то менеджер по продажам возвращается к обсуждению прайса с клиентом.
2) Создание сделки в CRM системе
В случае, если клиент является новым, необходимо завести карточку клиента и создать новую сделку.
В случае, если клиент уже существует в системе, то необходимо завести новую сделку с существующим контрагентом.
3) Передача данных в финансовый департамент
Руководитель коммерческого отдела передает все данные клиента и согласованный прайс в финансовый департамент для оформления договора.
Срок 2 рабочих дня.
4) Назначение ответственного менеджера.
Руководитель коммерческого отдела назначает ответственного за ведение сделки специалиста коммерческого отдела и передает номер сделки, а также контактную почту.
1.3.3 Подготовка договора
Финансовый департамент разрабатывает договор на основе предоставленных данных о клиенте и согласованного прайса.
Финансовый департамент подписывает договор у генерального директора и передает в коммерческий отдел.
Срок подготовки договора: 2 дня.
1.3.4 Отправка договора клиенту. Контроль подписания договора.
Специалист коммерческого отдела отправляет подписанный генеральным директором договор клиенту. Клиент подписывает договор и возвращает один экземпляр в ООО «Наименование нашей компании».
Финансовый департамент контролирует возврат подписанного клиентом договора (сканированную копию и оригинал).
Финансовый департамент информирует коммерческого отдела о подписании клиентом договора.
1.3.5 Запуск заказа
1) Информирование о начале выполнения заказа
Специалист коммерческого отдела отправляет электронное письмо о запуске заказа на имя руководителя коммерческого отдела.
2) Подготовка макета основных документов.
На основании подписанного договора и сопутствующих документов Специалист коммерческого отдела готовит макет основных документов.
Подготовка макетов начинается на основании полученной заявки от клиента, на ту или иную работу.
3) Согласование основных документов с клиентом.
Специалист коммерческого отдела согласовывает макет основных документов с клиентом. В случае наличия недостающей информации, Специалист коммерческого отдела запрашивает ее у клиента.
1.3.6 Оплата
1) Передача данных в финансовый департамент для выставления счета.
Специалист коммерческого отдела передает данные для выставления счета в финансовый департамент.
Счет клиенту выставляется по факту выполненной работы (постоплата). В случае поступления от клиента заявки на выполнение работ(ы), счет выставляется на предоплату.
Специалист коммерческого отдела делает запрос в финансовый департамент, с предоставлением информации по данной работе или нескольким работам для выставления счета клиенту.
Финансовый департамент основную часть счетов выставляет без запроса из коммерческого отдела на основании договора и согласованного прайса.
2) Выставление счета на оплату услуг.
Финансовый департамент оформляет и подписывает счет.
Срок: не более 30 минут.
Специалист коммерческого отдела отправляет счет клиенту с помощью электронной почты или факсимильной связи.
3) Информирование коммерческого отдела об оплате счета
Финансовый департамент отправляет информационное письмо руководителю коммерческого отдела о поступлении оплаты или об отсутствии оплаты.
1.3.7 Выпуск основных документов
Специалист коммерческого отдела оформляет и готовит к печати утвержденную версию основных документов.
1.3.8 Отправка основных документов клиенту
1) Подготовка пакета документов в финансовом департаменте.
Финансовый департамент оформляет и подписывает бухгалтерские документы:
 акт выполненных работ (2 экземпляра);
 счет-фактура (в случае, если компания находится на общей системе налогообложения).
Специалист коммерческого отдела запрашивает пакет подписанных документов в финансовом департаменте.
2) Отправка пакета документов клиенту.
Специалист коммерческого отдела отправляет клиенту через курьерскую службу пакет документов:
 опись документов;
 счет (оригинал);
 счет-фактура (в случае, если компания находится на общей системе налогообложения).
 акт выполненных работ (2 экземпляра);
 основные документы.
1.3.9 Закрытие сделки
1) Отправка письма на имя руководителя коммерческого отдела
Специалист коммерческого отдела отправляет электронное письмо на имя руководителя коммерческого отдела о выпуске основных документов и закрытии заказа.
2) Контроль возврата документов.
Финансовый департамент контролирует возврат следующих документов:
 договор и приложения к договору, подписанные со стороны клиента;
 акт выполненных работ, подписанный со стороны клиента;
 акт сверки.
Периодичность: один раз в день.

2. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ИЗМЕНЕНИЕ БАЗОВОГО ПРАЙСА»

2.1. Участники процесса
Участниками процесса являются:

  • Руководитель коммерческого отдела
  • Менеджер по продажам
  • Сотрудники IT-отдел

В ходе процесса его участники взаимодействуют со следующими подразделениями Компании:
IT-отдел
Финансовый департамент
2.2. Схема процесса

2.3. Состав изменений базового прайса
Изменения базового прайса могут быть в части:
 изменения стоимости услуг;
 добавления новой услуги;
 удаление услуги;
 добавление блока услуг;
 удаление блока услуг.
2.4. Этапы процесса
2.4.1 Утверждение изменений
Руководитель коммерческого отдела вносит предложение об изменении базового прайса и утверждает их у генерального директора. Предложение об изменении базового прайса может внести менеджер по продажам, исходя из ситуации на рынке.
Менеджер по продажам вносит предложение об изменении базового прайса руководителю коммерческого отдела, который в свою очередь утверждает их у генерального директора.
2.4.2 Уведомление об изменениях
1) Руководитель коммерческого отдела передает измененный и утвержденный базовый прайс в финансовый департамент.
2) Руководитель коммерческого отдела уведомляет менеджера по продажам о внесении изменений в базовый прайс.
3) Руководитель коммерческого отдела уведомляет IT-отдел о необходимости внесения изменений на сайте компании. Уведомление об изменениях включает в себя только те пункты, которые изменились или добавили/убрали.
4) IT-отдел вносит изменения на сайте компании.
5) IT-отдел уведомляет руководителя коммерческого отдела о результате внесения изменений на сайте компании.
2.4.3 Контроль
Руководитель коммерческого отдела проверяет результат изменений на сайте компании.


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.