Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Ошибки при оформлении официальных документов

Ошибки при оформлении официальных документовПри составлении официальных документов необходимо придерживаться принятых норм и стандартов. Стандартизация оформления деловых писем, договоров или контрактов, любой внутренней документации компании имеет несколько задач:

  • В первую очередь, это признак хорошего тона, следование деловому этикету;
  • Во-вторых, она упрощает процесс обработки бумаг;
  • Наконец, в некоторых случаях грамотное оформление является одним из подтверждений юридического статуса документа. Соответственно, неправильное оформление бумаги может лишить ее такого статуса.

Типичными ошибками при оформлении официальной документации можно назвать следующее:

  1. Нарушение целостности структуры документа. Все официальные бумаги должны иметь унифицированную структуру – кратное вступление, изложение основного содержания, то есть сути документа, заключение. Текст, при этом, следует делить на абзацы, что облегчает чтение.
  2. Отсутствие персонифицированного обращения. Деловое письмо должно иметь конкретного адресата (должностное лицо).
  3. Нечеткая формулировка цели письма.
  4. Содержание в письме непроверенной или заведомо ложной информации. Все изложенные факты должны легко проверяться и быть убедительными.
  5. Оформление документа не на фирменном бланке организации. Если такового в учреждении-отправителе не существует, необходимо скрепить документ подписью руководителя и печатью, а также указать реквизиты компании-адресанта.
  6. Неаккуратное и неграмотное оформление документа.
  7. Несоблюдение оптимальных размеров документа. Официальные письма должны быть комфортными для восприятия, поэтому слишком длинные тексты не приветствуются в деловой переписке, также как и слишком короткие.
  8. Неоправданное множество терминов, аббревиатур и иной лексики, усложняющей понимание текста.
  9. Непоследовательность в изложении мыслей, большое количество лишних слов – «воды». В официальном документе должно быть минимум слов, но при этом – максимум полезной информации.
  10. Использование жаргонизмов, сленговых выражений, ненормативной лексики.

Умение грамотно составлять и оформлять официальные документы – это настоящее искусство, владение которым облегчает процесс достижения взаимопонимания с коллегами и партнерами.

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

К записи "Ошибки при оформлении официальных документов" 2 комментария

  1. Светлана:

    Здравствуйте ! Порекомендуйте пожалуйста ,как должен выглядеть текст письма ( может запроса) на имя ректора вуза ,о предоставлении программы учебных дисциплин за прошлые учебные года ( период с 1996-2001 год) ,по определённым дисциплинам (перечень дисциплин ). Специализация «инженер — математик».. как вы думаете как долго хранятся архивные материалы по подобным вопросам….не хочется обмануть я в надежде на ответ …Спасибо!

    • admin:

      Добрый день, Светлана.
      Согласно перечню,утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (п.771), такого рода документы хранятся постоянно по месту разработки.
      Запрос можно составить таким образом:
      Прошу предоставить программы учебных дисциплин за учебные годы с 1996-2001г.г. по специализации инженер-математик, по следующим дисциплинам:
      — перечень дисциплин
      — ….

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.