Об авторе

Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.

Правила оформления документов

Правила оформления документовОфициальные документы должны оформляться по стандартам. Требования к их составлению разработаны на федеральном уровне.

Реквизиты

Для деловых писем обязательным атрибутом являются реквизиты. Выделяют обязательные и дополнительные реквизиты. К I-ой группе относятся:

  • Наименование учреждения;
  • Вид документа;
  • Дата составления/ подписания/ утверждения письма;
  • Регистрационный номер;
  • Заголовок;
  • Непосредственно текст письма;
  • Визы;
  • Подпись руководителя;
  • Отметка об исполнении.

Подпись документа должна иметь следующий состав:

  • Указание должностного лица;
  • Подпись;
  • Расшифровка подписи – фамилия полностью и инициалы.

Если документ подписывается сразу несколькими лицами, имеющими равные должности, подписи должны располагаться на одинаковом уровне. Юридическая сила документа подтверждается гербовой печатью. Оттиск печати, согласно правилам, должен захватывать часть подписи и названия должности лица, который подписывает документ.

Бланки

Официальные бумаги оформляются на фирменных бланках, которые изначально содержат все необходимые реквизиты. Внутренние документы могут оформляться на обычных белых листах А4 или А5.

Реквизиты на фирменных бланках чаще всего имеют угловое расположение. Также документ может иметь угловой штамп. Если речь о большом числе печатных знаков, используется продольное расположение реквизитов.

По своему назначению выделяют:

  • Общие бланки, предназначенные для всех типов документации, за исключением писем;
  • Бланки писем;
  • Бланки конкретных видов документов.

Стандартные поля бланков:

  • Левое – 20 мм;
  • Правое – 10 мм;
  • Верхнее –10 мм;
  • Нижнее – 10 мм.

Основной текст

Текст делового письма должен быть лаконичным. Не допускается использование нечетких формулировок, которые можно истолковать двусмысленно. Не приветствуется обсуждение сразу нескольких вопросов в рамках одного письма. Тема документа должна быть сформулирована уже в заголовке.

Тон изложения должен быть нейтральным. При написании официальных бумаг используются шаблонные фразы и стандартные языковые обороты: «Считаем нужным оповестить …», «Во исполнение постановления …», «Согласно достигнутым договоренностям …», «Гарантируем соблюдение сроков поставки …» и т.п. Нежелательным является использование профессионализмов и заимствованной лексики. Если же такие слова все-таки присутствуют в тексте, они должны иметь пояснение или уточнение.

Все структурные элементы основного текста принято отделять с помощью двух интервалов. Если объем документа превышает 10 станиц, в его начале необходимо писать «Содержание», где указываются названия пунктов и страницы, на которых они расположены.

Нумерацию деловых писем делают арабскими цифрами. Предпочтение отдается сквозной нумерации.

Приложения

Если к письму имеются приложения, то после текста должна быть соответствующая отметка (в виде отдельного реквизита). Вариантов оформления такой отметки несколько:

  1. Если приложение не названо в тексте, следует указать его название.
  2. Когда приложение не одно, делается нумерация.
  3. Если приложение сброшюровано, число страниц не указывается.
  4. Если приложение должно быть направлено только по основному адресу, а не по всем адресам рассылки, это также следует указать.

Вот самые общие правила составления деловых писем. Детальное описание норм оформления официальных документов можно прочитать в тексте ГОСТа Р 6.30-2003.

 

 


Навигация по записям

Предыдущий пост:     ←
Следующий пост:    

Оставить свой комментарий

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.